Plan B por lluvia en un evento: cómo se diseña, cuándo se decide y quién lo paga

Un evento de dos días en Roma, en un venue con unos jardines espectaculares. La previsión dice que el primer día puede llover. Solo al mediodía. Un 50% de probabilidad. ¿Qué haces? ¿Metes dentro todo el primer día (bienvenida, coffee break, comida, happy hour) por una comida que quizá se moja? ¿Y el segundo día, que sale un sol de escándalo, también lo metes dentro?

Esa es la pregunta real del plan B por lluvia en un evento. No es tener una carpa en la recámara. Es diseñar un evento que funcione en dos escenarios, saber cuándo decidir, saber cuánto cuesta y saber explicárselo al cliente antes de que caiga la primera gota.

En este artículo te lo contamos con un caso real: una fiesta corporativa para 300 personas en Masia Rosas que vivimos con alumnos de Método Murphy en uno de nuestros Backstage. Grabamos la sala del plan B (vacía, porque ese día no llovió) y a la event planner explicando cómo se diseña.

Qué es un plan B (y qué no es)

Un plan B es la versión alternativa del evento que se activa cuando el plan A no se puede hacer: por lluvia, por viento, por calor extremo o por cualquier otra cosa que impida usar el espacio previsto. En eventos al aire libre, casi siempre hablamos de lluvia.

Lo que no es: un salón de emergencia donde metes a la gente apretada para que no se moje. Un plan B bien hecho tiene que dar la misma experiencia, con la única diferencia de que no es al aire libre. Lo explica así la event planner en el vídeo:

«Se diseña y se tiene en cuenta todo lo que queremos que pase para que pueda pasar aquí también. Para que no se tenga que prescindir de nada, más allá de que no sea al aire libre cuando se pretendía que fuese al aire libre.»

En aquella fiesta, eso significaba que en el salón cabían los mismos buffets, el mismo mobiliario, el DJ e incluso la Lola Van (una furgoneta T2 convertida en cabina de DJ con el logo del cliente), o bien quedaba bajo el porche techado de fuera.

Cómo se diseña un plan B, paso a paso

1. Empieza en la elección del venue

El mejor plan B no se improvisa: se elige. Cuando buscamos un venue para un evento al aire libre, una de las primeras preguntas es dónde se hace si llueve. Un espacio con un salón interior que admite al mismo número de personas, con el mismo formato, te ahorra la mitad de los problemas.

Si al cliente le enamora una masía pequeñita con jardín, tres baños, la cocina y un salón para veinte, perfecto. Pero tiene que saber desde el principio lo que puede pasar si llueve. Ese es el trabajo del planner: que el cliente decida sabiendo.

2. Duplica el diseño, no solo el espacio

Cada elemento del plan A tiene que tener su sitio en el plan B: buffets, barras, escenario, música, zona de fotos, chill out. Hazte un plano de cada escenario. Si en el plan B no caben las estaciones duplicadas que pusiste para evitar colas, vas a tener colas. Para eso te sirve trabajar el plano de sala del evento para los dos escenarios.

3. Trabaja con proveedores flexibles

Aquí está una de las claves que más se subestiman. Hay proveedores que te dan el plus de poder cambiar sobre la marcha: si deja de llover, sacan una barra fuera; si el cielo se abre, abren el espacio. Y hay otros que montan hoy, desmontan pasado mañana y no mueven una barra aunque se lo pidas de rodillas. Cada proveedor rígido es una variable menos con la que jugar. Elígelos sabiendo esto.

4. Mete el plan B en los documentos de montaje

El plan B no puede vivir en la cabeza del planner. Va escrito en los documentos de montaje para que todo el equipo sepa qué hacer en el momento en que se dé el «go» al plan B, sin dudas ni llamadas. Quién mueve qué, dónde va cada cosa, qué cambia en la escaleta.

5. Prioriza lo que no se puede mojar

No todo pesa igual. Un welcome al aire libre con mesas se puede decidir tarde: las mesas se montan lo último. Pero una pantalla LED, un escenario o unos focos no se pueden mojar, y se montan horas antes. Lo técnico manda en el calendario de decisión.

Cuándo se decide ir al plan B

Esta es la pregunta que más nos hacen los alumnos. La respuesta corta: antes de empezar a montar. La larga es un proceso que empieza días antes:

• Una semana antes, si hay inestabilidad, se empieza a mirar la previsión cada día.
• Dos días antes ya sabes por dónde va a ir.
• El día antes se toma una decisión más o menos firme.
• Antes de montar, se da la orden al equipo: todos al A o todos al B.

Y se mira en varias fuentes, no en una. El día del vídeo había nubes por la mañana (polvo del Sáhara, ese cielo cubierto en el que el sol quiere salir y no le dejan), y se revisaron varias aplicaciones y webs. Ninguna marcaba alerta, así que se fue al plan A.

¿Y nunca falla? Claro que falla. En otro evento, mientras se montaba, cayeron diez minutos de lluvia como nunca y ninguna previsión lo anunciaba. Por suerte fue antes de que llegaran los invitados y el evento se hizo con normalidad.

El objetivo: que el invitado no viva el cambio

Lo ideal es que, cuando llegue el primer invitado, la decisión ya esté tomada y ejecutada. El invitado no sabe cuál era el plan A, así que tampoco echa de menos nada. Lo que no quieres es tener que migrar a 300 personas de fuera a dentro con el evento en marcha.

Pero a veces pasa. En un evento en Italia, a los diez minutos de un sol que achicharraba, empezó a llover. Solución: las sombrillas de sol como paraguas, veinte personas debajo de cada una, y todo el mundo dentro. Con una sonrisa y siendo resolutivo, muchas veces se soluciona. Y en otro, una nube negra descargó durante diez minutos justo en el postre. Al equipo le pareció el fin del mundo. Los invitados, la mayoría centroeuropeos acostumbrados a la lluvia, salieron en cuanto paró preguntando dónde estaban los cafés.

El caso difícil: cuando la lluvia es parcial

Si llueve todo el día, la decisión es fácil y el cliente la entiende: ve que llueve y no echa de menos el jardín. El problema es la lluvia parcial, como la de Roma. Si condenas los dos días al interior por una comida con un 50% de lluvia, el segundo día estás dentro con una copa, viendo un jardín espectacular a pleno sol, pensando «deberíamos estar ahí fuera».

En esos casos no hay fórmula. Hay criterio, y se apoya en tres cosas:

• Los recursos que tienes: si el venue permite separar momentos (unos dentro y otros fuera).
• Los proveedores: si puedes mover barras y buffets entre momentos.
• Lo técnico: lo que no se puede mojar decide antes que lo demás.

Cuánto cuesta un plan B (y quién lo paga)

Aquí está la parte que muchos planners junior no saben explicar. Hay venues donde el plan B no cuesta nada, porque el salón interior va incluido. Y hay venues donde la casa acaba en la puerta del jardín, y el plan B es una carpa.

Una carpa no es barata ni rápida:

• Coste: en una fiesta como la de este vídeo, una carpa para unas 80 personas podía suponer el 50 o 60% de lo que costaba el evento entero. Muchas veces el cliente no lo va a querer pagar.
• Montaje: no se monta el mismo día. Una carpa grande puede necesitar dos días de montaje, con descargas y grúas.
• Suelo: si llueve mucho, el agua filtra y se forma barro. Hace falta tarima, que también se paga.
• Permisos del espacio: la carpa va anclada con mástiles. El propietario tiene que dejarte perforar o anclar en su césped.

Por eso la regla es sencilla: todo plan B se cuantifica al cliente para que decida. Si hay inestabilidad una semana antes, se le plantea: «el plan B es poner una carpa, esto es lo que cuesta y esto es lo que tarda en montarse». Si lo acepta, se paga. Puede haber cosas que asumas tú, pero el plan B aceptado lo paga el cliente.

Ponlo en el contrato

En la agencia, el contrato ya dice que el plan B se verificará horas antes, que se consensuará con el cliente y que la decisión se tomará en base a nuestra experiencia. Eso evita la discusión de última hora cuando el cliente quiere luchar el plan A porque tres aplicaciones dicen que no llueve y una dice que sí. Si estás preparando tus contratos, te lo explicamos en qué debe incluir un contrato de organización de eventos.

Y cuando el cliente insiste en hacerlo fuera, la mejor herramienta es ponerle delante la consecuencia: «Si quieres hacerlo fuera, lo hacemos fuera, pero quitamos esto, esto y esto». Al ver que el evento se desluce, y que dentro se puede montar igual de bien, la decisión cae por su propio peso.

Checklist de plan B por lluvia

• ¿El venue tiene espacio interior para el mismo número de personas y el mismo formato?
• ¿Tienes plano del plan A y del plan B, con barras, buffets, escenario y música?
• ¿Los proveedores pueden mover elementos el mismo día?
• ¿Qué elementos técnicos no se pueden mojar y a qué hora se montan?
• ¿Has fijado cuándo se toma la decisión y quién la toma?
• ¿El plan B está en los documentos de montaje y en la escaleta?
• ¿El cliente conoce el coste del plan B y lo ha aceptado por escrito?
• ¿El contrato dice cómo y cuándo se decide?
• ¿Tienes recursos para un cambio en directo (paraguas, sombrillas, personal para mover gente)?

Preguntas frecuentes sobre el plan B en eventos

¿Qué es un plan B en un evento?

Es la versión alternativa del evento que se activa cuando el plan A no puede hacerse, normalmente por lluvia en eventos al aire libre. Un buen plan B ofrece la misma experiencia, con la única diferencia del espacio.

¿Cuándo se decide activar el plan B por lluvia?

Antes de empezar a montar. Si hay inestabilidad, se sigue la previsión desde una semana antes, se tiene una idea clara dos días antes, se toma una decisión firme el día anterior y se da la orden al equipo antes del montaje.

¿Quién paga el plan B de un evento?

El cliente, cuando lo acepta. Todo plan B con coste (carpa, tarima, más personal) se le cuantifica antes para que decida. Lo ideal es dejarlo previsto en el contrato.

¿Cuánto cuesta una carpa para un evento?

Depende del tamaño y del tipo, pero puede ser una parte muy importante del presupuesto: en el caso que contamos, una carpa para unas 80 personas podía suponer el 50 o 60% del coste del evento. Además necesita uno o dos días de montaje y permiso del espacio para anclarla.

¿Cómo evito tener que hacer un plan B caro?

Eligiendo un venue que ya tenga un espacio interior potente para el mismo aforo y formato. El mejor plan B se decide al elegir el espacio.

Murphy siempre mira el parte del tiempo

La lluvia es el ejemplo perfecto de por qué decimos que Murphy no se evita: se domina. No puedes controlar si llueve. Sí puedes controlar si tienes un venue con plan B, proveedores que se adaptan, un contrato que deja claro quién decide y un equipo que sabe qué hacer cuando se da el «go».

De ese mismo evento tienes también el walk around del event planner cuatro horas antes y la cocina y el catering por dentro.

Para seguir la previsión de tus eventos, en Murphy OS tienes Meteo, la app de previsión pensada para event planners. Y si quieres vivir decisiones como estas desde dentro, con el equipo que las toma, en nuestros Backstage de Método Murphy lo vives en eventos reales.

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