Qué hace un event planner el día del evento: el walk around, paso a paso

Cuatro horas antes de que llegue el primer invitado, el event planner no está revisando un Excel. Está andando. Recorre el evento de punta a punta como si fuera un invitado más: por dónde entra, qué es lo primero que ve, dónde le dan la primera copa, dónde se queda a hablar, qué oye cuando el CEO coge el micro, a dónde va cuando cortan la música de fuera.

A eso lo llamamos walk around. Y es probablemente la mejor forma de entender qué hace un event planner el día del evento, que es justo lo que no te enseñan en ningún temario.

En este artículo te llevamos de la mano por el walk around real de una fiesta corporativa para 300 personas en Masia Rosas, que hicimos con alumnos de Método Murphy en uno de nuestros Backstage. Lo grabamos entero.

Qué hace un event planner el día del evento (resumen rápido)

Si tienes prisa, esto es lo esencial. El día del evento, el event planner:

• Supervisa el montaje y comprueba que cada proveedor ha llegado y está donde debe.
• Hace el walk around: recorre la experiencia del invitado de principio a fin y corrige lo que falla.
• Da el briefing al equipo y a los proveedores clave.
• Revisa los flujos: entradas, colas, barras, buffets, sonido.
• Lleva el directo con la escaleta y decide cuando algo se mueve.
• Resuelve incidencias sin que el cliente se entere.
• Cierra: transición a la fiesta, salida de invitados, recogida y desmontaje.

Ahora vamos al detalle, con el vídeo.

El walk around: cuatro horas antes, el evento se recorre a pie

El contexto: unas 300 personas de una multinacional, de muchos países distintos, que trabajan en la oficina de Barcelona. Summer party en una masía. Sin protocolo, sin grandes historias: vienen a divertirse, a escuchar al CEO un rato y a conocerse. Porque mucha gente teletrabaja y hay compañeros que solo se han visto en videollamada.

Y una frase del vídeo que vale oro: «Estamos a cuatro horitas del evento, porque la última no la cuento nunca. Siempre es de imprevistos.» Si tu planificación necesita hasta el último minuto antes de abrir puertas, no tienes planificación: tienes una apuesta.

1. La llegada: la primera impresión no se repite

El recorrido empieza donde empieza el invitado: en la puerta. Se mira cómo llega la gente (en este caso, transporte público, coche o taxi), por dónde entra (una rampa) y qué se encuentra.

Lo que el planner revisa aquí:

• Que haya alguien del equipo dando la bienvenida y guiando.
• Que las copas de bienvenida (cava, cerveza, vino) estén en frío y preparadas antes de que llegue nadie.
• Que la música ya esté sonando.

Hay un momento clásico que el vídeo explica muy bien: antes del evento el equipo se relaja, charla, se toma un respiro... y justo entonces llega el primer invitado y no hay nadie preparado. Ese es el momento de estar más al quite que nunca.

2. Cómo llega la gente cambia el servicio

Que los invitados llegaran escalonados, cada uno por su cuenta, era una ventaja: sin autobuses de 50 personas a la vez, no hay esas colas en la puerta que tanto odiamos. Se puede dar un servicio mucho mejor. Cuando vienen en autobús, no depende de ti, pero sí puedes prepararlo: más personal en la bienvenida, más copas listas, barras abiertas desde el primer minuto.

3. El concepto se vive desde la entrada

En la entrada esperaba la Lola Van: una furgoneta T2 de las antiguas convertida en cabina de DJ, con altavoces y el logo del cliente. Al lado, un fotocall hecho con IA para que cada invitado se transformara en lo que quisiera. Nada solemne, todo pensado para que la gente se relajara desde el primer paso. Así es como el concepto deja de ser una idea bonita en una presentación y se convierte en algo que se toca.

Los flujos: barras, buffets y colas

El planner no mira el market como un bonito conjunto de estaciones. Lo mira como un sistema de colas.

Estaciones repartidas, algunas duplicadas

Las estaciones de comida estaban repartidas por todo el espacio y algunas, duplicadas. Así la gente se mueve, habla con distintas personas y no se forma un tapón en un solo punto. Porque siempre hay un buffet que triunfa. Pon jamón para 500 y ya sabes dónde va a estar la cola.

Barra central a cuatro bandas

La barra central se montó a cuatro bandas: se podía pedir por los cuatro lados. Lo explica así el vídeo: lo normal en muchos eventos es ahorrar, poner una barrita aquí y otra pequeñita allá y ya está. Nosotros no. Si cuesta un poco más, se recupera en satisfacción del cliente: menos colas, invitados más contentos y un jefe del cliente que no recibe quejas.

Los detalles de cómo se calculan las barras y la bebida los tienes en nuestro artículo sobre catering para eventos corporativos.

Branding donde mire el invitado

En el escenario no había pantalla: tres estructuras LED y, detrás, el branding corporativo del cliente. Y otro más colgado en el balcón. El criterio: poner la marca en el mayor número de sitios posible donde el invitado realmente va a mirar.

El sonido: el error que el planner tiene que ver antes que nadie

Este es uno de los momentos más valiosos del walk around, y un error que vemos constantemente.

Mucha gente piensa: el escenario está a la izquierda, pues concentro el audio a la izquierda. Fallo. Fallo grande. La gente que está al fondo o de espaldas al escenario no oye, desconecta, se pone a hablar con su compañero. Y la culpa no es suya: es nuestra, porque no les estamos dejando oír.

La solución son los delays: altavoces repartidos por todo el espacio que repiten lo que sale del escenario, con el retardo justo para que el sonido llegue a todo el mundo a la vez. Habrá quien pase de todo aunque tenga el altavoz al lado. Pero si alguien no se entera del discurso del CEO porque no lo oye, el problema es de producción.

La segunda parte: de la cena a la fiesta

El walk around no acaba en la cena. El planner recorre también lo que viene después. En este evento, la fiesta pasaba al interior:

• Una barra propia del espacio, aprovechada y cargada para dar servicio dentro, para quien quiere estar más tranquilo.
• Otra barra de unos seis metros y un segundo DJ para la zona de «discoteca», con salidas directas al exterior.
• El chill out de fuera abierto, para quien quiere fumar o tomarse la copa al aire libre.

Cómo mover a 300 personas sin decir nada

Por permisos, la música exterior se cortaba a las 23:30: hay vecinos. ¿Cómo haces que 300 personas pasen de fuera a dentro sin un anuncio por micro? El truco del vídeo: si cortas barra, cortas música. La gente se pregunta qué pasa, le indicas que la fiesta sigue dentro y van como hormiguitas. No falla.

Y luego, el directo

Cuando se abren puertas, el trabajo del planner cambia de ritmo. Ya no se trata de revisar, sino de llevar el evento con la escaleta en la mano, hablando con regiduría, catering y audiovisuales, y decidiendo rápido cuando algo se mueve: un discurso que se alarga, un buffet que se queda vacío, una nube que no estaba en la previsión (para eso tienes el plan B por lluvia).

Y aquí está la gran diferencia entre un evento correcto y uno profesional: en todos los eventos pasan cosas. Todos. La diferencia es resolverlas rápido y sin que el cliente se dé cuenta.

Este es el resultado final de aquel día, en un minuto y medio:

Checklist del walk around

Si vas a hacer tu primer walk around, este es el recorrido que usamos:

• Llegada: accesos, señalética, quién recibe, copas de bienvenida en frío, música sonando.
• Primer impacto: ¿se entiende el concepto nada más entrar?
• Flujos: estaciones repartidas, buffets con más tirón duplicados, barras sin cuellos de botella.
• Escenario: pantallas o LED, branding, visibilidad desde todos los puntos.
• Sonido: delays repartidos, que se oiga en todo el espacio.
• Zonas de descanso: chill out, baños, guardarropa.
• Transiciones: cómo se pasa de un momento a otro y cómo se mueve a la gente.
• Restricciones: horarios de música, vecinos, permisos.
• Backstage: cocina, office, zonas de proveedores, recogida.
• Plan B: ¿está listo si hace falta?

Preguntas frecuentes

¿Qué hace un event planner el día del evento?

Supervisa el montaje, hace el walk around para revisar la experiencia del invitado, da el briefing al equipo, revisa flujos y sonido, lleva el directo con la escaleta, resuelve incidencias sin que el cliente lo note y coordina el cierre y la recogida.

¿Qué es un walk around en un evento?

Es el recorrido que hace el equipo de producción antes de abrir puertas, siguiendo el camino del invitado de principio a fin, para comprobar que todo está donde debe y corregir lo que falla.

¿Cuánto antes del evento se hace el walk around?

Con margen suficiente para corregir. En el caso que contamos, unas cuatro horas antes, contando con que la última hora siempre se va en imprevistos.

¿Qué son los delays de sonido?

Altavoces repartidos por el espacio que reproducen el sonido del escenario con un pequeño retardo, para que llegue a todo el mundo a la vez. Sin ellos, la gente alejada del escenario no oye y desconecta.

¿Cómo se aprende a hacer esto?

Viéndolo hacer y haciéndolo. Por eso en Método Murphy los alumnos viven eventos reales desde dentro, junto al equipo de producción.

Lo que no se ve en el aftermovie

En el aftermovie se ve gente bailando, una furgoneta con DJ y un buen ambiente. No se ve a nadie cambiando un altavoz de sitio para que se oiga al fondo, ni a nadie pensando en cómo mover a 300 personas a las 23:30 sin coger el micro. Pero ahí está el oficio.

Si quieres saber más sobre la profesión, empieza por qué es un event planner. Y si quieres hacer tu primer walk around al lado de quien lo hace cada semana, eso es lo que viven los alumnos en nuestros Backstage de Método Murphy.

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