Plantillas para organizar eventos: presupuesto, escaleta, briefing y checklist
Cómo se monta cada documento de un evento, con los ejemplos que usamos en la agencia. Y cuando quieras dejar el Excel, Murphy OS: la herramienta donde preparamos el presupuesto, el timing y el render de cada evento. Pide tu pase y lo valoramos.
Las plantillas que se usan en cada fase de un evento
Cada una resuelve un momento del proyecto: vender el evento, planificarlo y que el día D no dependa de la memoria de nadie. Aquí tienes la estructura de cada una.
Plantilla de presupuesto de un evento
Un presupuesto de evento tiene que decirte tres cosas: cuánto te cuesta cada partida, a cuánto la vendes y cuánto ganas de verdad. Esta es la estructura que usamos, ordenada por bloques: espacio, producción técnica, escenografía, F&B, personal, talento, contenidos, logística, seguridad, comunicación y gestión de agencia.
| Bloque | Partida | Coste | Margen | Venta | IVA |
|---|---|---|---|---|---|
| Espacio y tasas | Alquiler del espacio, 1 día | 4.500 € | 20 % | 5.625 € | 21 % |
| F&B | Coffee break, 200 pax a 9 € | 1.800 € | 20 % | 2.250 € | 10 % |
| Producción técnica | Técnicos de AV, 2 jornadas a 350 € | 700 € | 20 % | 875 € | 21 % |
Lo que no puede faltar
- Coste de proveedor y precio de venta en cada partida.
- Margen calculado sobre la venta, línea a línea.
- IVA por servicio: el 21 % general y el 10 % de restauración y alojamiento.
- Un colchón de imprevistos y las horas de tu propio equipo, porque son un coste.
- Versiones: la que enviaste, la del recorte y la que se cerró.
En Murphy OS el presupuesto se monta así: por partidas, con margen, IVA y versiones, y sale en PDF para el cliente con tu marca. Pide tu pase. Y cómo se defiende delante del cliente lo enseñamos en el curso de producción de eventos.
Plantilla de escaleta de un evento (run of show)
La escaleta es el guion del evento minuto a minuto: qué pasa, quién está en escena y qué tienen que hacer audio, vídeo y luz en cada momento. Es el documento que se lee por el pinganillo el día D, así que tiene que ser exacta y fácil de seguir.
| Inicio | Min | Qué pasa | Audio | Vídeo | Cue |
|---|---|---|---|---|---|
| 09:00 | 30 | Puertas y acreditación | Música ambiente | Loop de bienvenida | Puertas por radio |
| 09:30 | 5 | Voz en off: empezamos en 5 minutos | Voz en off 1 | Cuenta atrás | Go voz en off |
| 09:35 | 3 | Vídeo de apertura | Audio del vídeo | Vídeo opening | Go vídeo 1 |
| 09:38 | 7 | Bienvenida del presentador | Mic de mano 1 | Grafismo de título | Fin del vídeo |
| 09:45 | 20 | Ponencia del CEO | Mic diadema 1 | Presentación CEO | Lo presenta el MC |
Lo que no puede faltar
- Horas que salen de las duraciones: si algo se alarga, todo se recoloca.
- Audio, vídeo, luz, cue y responsable en cada momento.
- Colchones visibles en las transiciones, nunca escondidos.
- El estado de cada línea: confirmado, ensayado o cambiado.
- Un plan de montaje y desmontaje por horas y los contactos del día.
En Murphy OS el timing se monta por categorías, y puedes pegar un mail o una escaleta vieja, o subir una foto, para que monte las líneas por ti. Pide tu pase.
Plantilla de briefing de un evento
El briefing es lo primero y lo que más se hace mal. Si entiendes mal lo que necesita el cliente, todo lo que viene después, concepto, presupuesto y producción, se construye sobre un error. Esto es lo que tiene que recoger:
- El objetivo real del evento y cómo se va a medir.
- Público, número de asistentes y qué tienen que sentir y recordar.
- Presupuesto techo, fechas y quién decide en el cliente.
- Lo que no se puede hacer: restricciones de marca, de compliance y de espacio.
Más sobre cómo hacer un buen briefing: el briefing en eventos y marketing.
Checklist para organizar un evento
Una checklist de organización ordena las tareas por fases y por semanas hasta la fecha del evento. Este es el calendario que seguimos para un evento corporativo mediano, contando hacia atrás:
- 12 semanasBriefing y objetivos
- 11 a 9Concepto y propuesta
- 10 a 8Venue
- 8 a 6Proveedores
- 6 a 2Pre-producción
- 1 semanaSemana del evento
- Día DMontaje, directo y desmontaje
- DespuésCierre y lecciones aprendidas
La checklist no sustituye a la escaleta ni al presupuesto: las tres van juntas. Así es cómo se produce un evento de principio a fin.
Checklist de visita técnica al venue
Un espacio precioso en fotos puede no tener muelle de carga, ni potencia eléctrica, ni sitio para el catering. Antes de firmar hay que visitarlo con una lista en la mano. Esto es lo que revisamos:
Accesos y logística
Muelle de carga, montacargas, horarios de montaje y desmontaje, aparcamiento y por dónde entra el material.
Técnica
Potencia eléctrica, puntos de anclaje, altura libre, oscurecimiento, wifi real con 300 personas conectadas.
Personas
Aforo, evacuación, accesibilidad, baños, cocina o zona de office para el catering y espacio para el equipo.
En México: cotización y minuto a minuto
En México el presupuesto se llama cotización y la escaleta, minuto a minuto. La lógica es la misma, pero cambian la moneda, el IVA y algunos términos.
Qué lleva una cotización de evento
- Precios en pesos (MXN) más IVA, con la tasa general del 16 %.
- Folio, fecha y vigencia de la cotización.
- Anticipo para apartar la fecha y saldo antes del evento.
- Condiciones para cambios en el número de invitados y cancelación.
Qué lleva un minuto a minuto
- Hora, duración y momento, con las horas encadenadas.
- Audio, video, iluminación, cue y responsable.
- MC o conductor, stage manager y registro de invitados.
- Montaje y desmontaje por horas y directorio del evento.
Si te formas desde México, aquí tienes el curso de organización de eventos en línea para México.
Murphy OS: donde preparamos todo esto
Las plantillas sirven para entender la estructura. Para trabajar usamos Murphy OS, la herramienta de Método Murphy para planners y productores. Está incluida en la suscripción y, si aún no estás dentro, puedes pedir un pase: cuéntanos quién eres y para qué lo quieres, y lo valoramos.
Y más apps que vamos sumando, como Meteo Murphy para eventos al aire libre. ¿Ya estás suscrito? Entra en ai.metodomurphy.com con tu email.
Una plantilla no hace el evento
Ordena el trabajo, pero lo que pones en cada casilla sale del criterio. Y el criterio se aprende produciendo, con quien lo hace cada semana.
Power Lessons de 10 minutos
Más de 550 lecciones cortas. Módulos como Del concepto al presupuesto, Producción o El día D explican cómo se rellenan estas plantillas en un proyecto real.
Productores en activo
Los mentores producen eventos esta misma semana y te enseñan sus plantillas, sus números y sus errores.
Backstage
Montaje, directo y desmontaje como parte del equipo en eventos de grandes marcas. Así funciona Backstage.
Preguntas frecuentes sobre las plantillas para eventos
¿Puedo descargar estas plantillas?
No las repartimos en Excel: aquí tienes la estructura de cada una para que la uses donde quieras. Para trabajar con ellas de verdad usamos Murphy OS, donde se montan el presupuesto, el timing y el PDF para el cliente. Puedes pedir un pase desde esta página.
¿Qué es Murphy OS?
La herramienta de Método Murphy para planners y productores. Dentro está el Planner, con el presupuesto por partidas, el timing y el render del espacio de cada proyecto, y otras apps como Meteo Murphy. Está incluida en la suscripción a Método Murphy.
¿Cómo consigo un pase a Murphy OS?
Rellena el formulario de esta página con tu nombre, a qué te dedicas y para qué lo quieres. Revisamos cada solicitud y te escribimos con la respuesta. Si ya estás suscrito a Método Murphy, ya tienes acceso: entra en ai.metodomurphy.com con tu email.
¿Qué tiene que incluir el presupuesto de un evento?
Todas las partidas con su coste de proveedor, el margen y el precio de venta de cada una, el IVA que corresponde a cada servicio, un colchón para imprevistos y las horas de tu propio equipo. Si falta alguna de esas piezas, el margen que ves no es el que vas a ganar.
¿Qué diferencia hay entre escaleta y minuto a minuto?
Ninguna: los dos son el guion del evento momento a momento. En España se dice escaleta o run of show, y en México, minuto a minuto.
¿Qué IVA pongo en el presupuesto de un evento?
En España el tipo general es el 21 %, y la restauración y el alojamiento van al 10 %. En México la tasa general es el 16 %. Confirma siempre el tuyo con tu asesoría o tu contador.
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