Herramientas para organizar eventos: las apps de Murphy OS, una a una

Un evento de 200 personas se organiza hoy con un Excel de presupuesto, un Google Forms para las inscripciones, un PDF de plano que alguien pinta en PowerPoint, una escaleta en Word que tiene tres versiones distintas y un grupo de WhatsApp donde el cliente pide cambios a las once de la noche. Funciona. Hasta que deja de funcionar.

El problema no es que falten herramientas para organizar eventos. Es que ninguna habla con las demás: los confirmados del formulario no llegan solos al seating, el seating no sabe nada del plano de la sala y la escaleta del cliente no es la misma que tiene regiduría.

Por eso montamos Murphy OS: un sistema de apps para event planners y agencias que nace de cómo producimos eventos en Marca Condal, la agencia que hay detrás de Método Murphy. En esta guía te contamos qué herramientas tiene, qué resuelve cada una en cada fase del evento y cómo encajan entre sí.

Qué es Murphy OS

Murphy OS es un conjunto de herramientas online para organizar eventos de principio a fin: presupuesto por partidas, diseño de la sala, seating, formularios de inscripción, escaleta en directo, contratos, previsión meteorológica, búsqueda de empleo en el sector y grabación de presentaciones. Funciona en el navegador, se puede instalar en el móvil como una app y guarda todo en la nube, así que trabajas igual desde el ordenador de la oficina que desde el venue.

Lo hemos construido pensando en tres perfiles: el event planner freelance que lo lleva todo solo, la agencia pequeña o mediana que necesita orden sin pagar un software de congresos, y el equipo de eventos de una marca que organiza convenciones, incentivos y lanzamientos.

Las herramientas para organizar eventos, fase a fase

Así se reparten las apps de Murphy OS a lo largo de un evento real:

Vamos con cada una.

Planner: presupuesto por partidas, timings y render

El Planner es el corazón de Murphy OS. Cada evento es un proyecto con sus pestañas: Partida, Montaje, Agenda, Seating, Scenes y Render.

Presupuesto de un evento por partidas

Cada línea del presupuesto lleva su proveedor, su coste, tu margen y su IVA. Puedes guardar versiones (la que mandas, la que recortas cuando el cliente pide bajar un 15 %), usar plantillas de partidas y sacar un PDF para el cliente con tu marca o un Excel. Es justo la parte donde más dinero se pierde en una agencia: el margen calculado sobre el coste en lugar de sobre la venta, o el IVA que no se repercute bien.

Timings de montaje y agenda

Pegas un texto, un email del cliente o una escaleta, o subes una foto o un PDF, y el Planner te monta las líneas de timing por categorías. Se acabó copiar a mano el «a las 8:00 llega el catering» de un correo.

Render: del plano a una imagen realista

La pestaña Render convierte un plano en una imagen realista del montaje con IA, para que el cliente vea cómo quedará la sala antes de aprobar. Tiene un cupo diario de imágenes.

Scenes: diseño de espacios para eventos a escala

Scenes sirve para diseñar la sala de un evento vista desde arriba, a medida real. Puedes dibujar la sala (rectangular o con forma libre) o subir el plano del venue en PDF, imagen o DXF. Con el PDF marcas dos puntos de una medida conocida y la app calibra la escala; el DXF entra a escala real si trae unidades. El DWG de AutoCAD no se puede abrir directamente: se exporta a DXF o PDF.

Encima colocas una biblioteca propia de unos 60 elementos de evento, todos con medidas reales: mesas redondas y rectangulares, filas de teatro, escuela, mesa en U, barras rectas y en L, sofás y chill outs, escenario por tarimas, pantallas LED, truss, cabina de DJ, buffet, photocall, acreditaciones, salidas de emergencia... Y conjuntos de un clic, como zona chill out o escenario con pantalla y sonido.

Lo que más tiempo ahorra: la lista de material automática. Mesas por medida, sillas totales, tarimas, metros de barra, pantallas, plazas de sofá y m2. Se copia, se exporta a Excel o va en el PDF del plano, con tu marca y el logo del cliente. Cada evento puede tener varias escenas (cóctel, cena, after), cada una con su sala.

Seating: cómo hacer el seating de un evento sin sufrir

El Seating coloca a los invitados en mesas sobre un plano sencillo: eliges número de mesas y plazas, sitúas el escenario donde quieras, arrastras a las personas entre asientos y ves los totales al momento. Al final, lista y plano en PDF para el cliente o para la escaleta.

Y una cosa que en agencia pasa muchísimo: a veces el que quiere mover a la gente es el propio cliente. Con Murphy OS le pasas un enlace sin cuenta y edita a la vez que tú. Por defecto solo puede tocar invitados y asientos; las mesas quedan bloqueadas para que nadie te desmonte la sala.

Forms: formularios de inscripción y landings de evento

Forms es la app para crear el formulario de inscripción de un evento y su landing, con un enlace limpio que compartes con los invitados. Está pensada para agencias y freelance que trabajan para clientes: cada formulario lleva los logos del evento, del cliente y de la agencia, y la firma del pie puede ser la tuya o desaparecer.

Crear el formulario con IA

Pegas lo que te pide el cliente (un WhatsApp, un email, una captura o un PDF) y la IA monta el formulario entero: preguntas, lógica, secciones, datos sensibles y estilo. Antes de crearlo te enseña qué ha decidido, qué te sugiere añadir y qué huecos te toca completar. En nuestra prueba con un viaje de incentivo a la nieve, cubrió las 18 cosas pedidas en unos 40 segundos.

Lo que necesita un evento de verdad

• 22 tipos de pregunta, incluidas dieta, los 14 alérgenos de la UE, firma, archivo y dato oculto.
• Lógica («enseñar solo si...»), plazas por opción (por ejemplo, talleres de 60 personas) y lista de espera automática: si alguien anula, sube el siguiente y le llega un email.
• 12 estilos (Gala, Corporate, Festival, Mediterráneo...), estilo clásico o paso a paso tipo Typeform y 7 idiomas.
• RGPD con registro de lo que acepta cada persona, permiso de fotos y vídeo aparte y dato protegido para salud o documentos.
• Enlaces personales por invitado, emails editables (confirmación, recordatorio, faltan datos...), QR de acceso y check-in desde el móvil.
• Exportar a Excel y PDF con logos, lista de puerta incluida, y pasar los confirmados al Seating con su dieta y alergias.

Escaleta: el run of show del evento, en directo

La escaleta es el guion minuto a minuto del evento. En Murphy OS la montas con días en pestañas, líneas con hora de inicio, fin, duración, hito, equipo y responsable, y horas encadenadas: si una línea se alarga, todo lo de después se recoloca solo. También puedes importarla desde el Planner o pegar una tabla de Excel.

El día del evento se convierte en un tablero en directo: qué está pasando ahora, qué viene después y una banda que te dice si vais a tiempo o X minutos por detrás de lo previsto. Se comparte con tres perfiles:

• Cliente: solo consulta, en tiempo real, sin las líneas internas.
• Regiduría: marca los checks desde el móvil, sin cuenta.
• Tú: lo ves y lo controlas todo.

Una sola escaleta para todos. Se acabaron las tres versiones en Word.

Meteo: previsión del tiempo para eventos al aire libre

«¿Lloverá el sábado?» no es una pregunta para la app del móvil. Meteo cruza 8 modelos meteorológicos, más de 100 simulaciones y 20 años de histórico en tu venue para la franja exacta de tu evento, y te lo da en un semáforo: adelante, plan B en reserva o activa el plan B.

Lo importante es lo que viene después: un checklist con solución para viento, frío o rocío, cuándo tienes que decidir el plan B y un parte listo para mandar al cliente. Meteo está abierta a todo el mundo, sin plan.

Contratos: contratos tipo para eventos

Contratos te da 14 contratos tipo del sector eventos, ordenados por con quién firmas: organización de evento y aceptación de presupuesto con clientes; proveedor, alquiler de venue y bloqueo de habitaciones; actuación artística, ponente y colaboración freelance; partners, coproducción y patrocinio; y NDA, cesión de derechos de imagen y encargado del tratamiento de datos.

Detrás hay una biblioteca de unas 75 cláusulas con versión para España y México (leyes, IVA, moneda, tribunales), cada una con su consejo. La otra parte puede rellenar sus datos desde un enlace, sin cuenta, y descargas el contrato en PDF, Word o texto. Ojo: es una base de trabajo; consulta siempre con tu asesor legal antes de firmar.

Radar: noticias y empleo en el sector de eventos

Radar filtra lo que pasa en el sector (MICE, eventos, producción y marketing) y selecciona ofertas de trabajo en eventos de España, México y LATAM, internacionales y en remoto, también freelance. Cada oferta llega resumida, con su enfoque y una valoración, y puedes guardar favoritas, seguir tus candidaturas y recibir un email semanal según tu perfil de búsqueda. Si estás buscando tu primer trabajo en eventos, es por donde empezar.

Plató y Lives: grabar y aprender

Plató graba tu pantalla con tu cámara en una burbuja y una máscara con tu marca: perfecto para tutoriales, presentaciones a cliente o vídeos para LinkedIn, sin instalar nada (funciona en ordenador).

Lives es la app de clases en directo de Método Murphy, con ponentes del sector, chat y preguntas. Está incluida en el plan completo, junto a la formación y la comunidad.

Por qué un sistema y no diez apps sueltas

Puedes organizar un evento con Excel, Google Forms, Typeform, Canva y Word. Mucha gente lo hace. El problema aparece entre una herramienta y otra: cada vez que copias datos a mano, alguien acaba con la versión equivocada.

En Murphy OS el flujo va solo:

• Los confirmados de Forms pasan al Seating con su grupo, dieta y alergias; al actualizar, quien ha anulado sale de su mesa y nadie cambia de sitio.
• Las mesas del Seating se traen a Scenes, y la escena pasa al Render para enseñar el montaje.
• La agenda del Planner se importa a la Escaleta, y la escaleta se puede poner como programa en la landing de Forms.
• Tu marca (nombre y logo) se configura una vez y sale en todos los PDF.

Y frente a las plataformas de gestión de eventos pensadas para congresos de miles de asistentes, Murphy OS está hecho a la medida de quien produce eventos corporativos, incentivos, galas y lanzamientos con un equipo pequeño. Nace de cómo trabajamos en la agencia y va cambiando con lo que nos piden quienes lo usan: cada app tiene un botón para mandarnos tu opinión.

Cuánto cuesta Murphy OS

• Plan Murphy OS: 10,50 €/mes (12,50 US$/mes), sin permanencia. Todas las apps y las que vayamos sumando, salvo Lives.
• Método Murphy completo: 29,90 €/mes (34,90 US$/mes). Murphy OS incluido, más la formación, la comunidad, los directos y el Backstage en eventos reales de marcas.
• Meteo: gratis y abierta a todo el mundo.

Se entra con el email o con Google, desde ordenador o móvil, y se puede instalar en el móvil como una app. Cada mejora se anuncia en el propio Murphy OS, en su apartado de novedades.

Preguntas frecuentes sobre Murphy OS

¿Qué herramientas necesita un event planner para organizar un evento?

Como mínimo: una para el presupuesto por partidas, otra para las inscripciones, una para la escaleta y otra para el plano y el seating. Lo ideal es que estén conectadas, para no copiar datos de una a otra. Murphy OS reúne todas esas herramientas en un solo sitio.

¿Murphy OS sirve para agencias y para freelance?

Sí. Cada formulario, presupuesto o plano lleva tu marca, y puedes compartir el Seating o la Escaleta con tu cliente por enlace, sin que tenga que crearse una cuenta.

¿Puedo diseñar la sala de mi evento a escala?

Sí, con Scenes. Subes el plano del venue en PDF, imagen o DXF, calibras la escala y colocas mesas, escenario, barras y el resto de elementos a medida real. El DWG hay que exportarlo antes a DXF o PDF.

¿Funciona en el móvil?

Sí. Funciona en el navegador del móvil y se puede instalar como una app. Algunas herramientas, como Plató, están pensadas para usarse en ordenador.

¿Los formularios de Forms cumplen el RGPD?

Forms incluye la casilla de protección de datos en el idioma del invitado, guarda la fecha y el texto aceptado con cada respuesta, pide el permiso de fotos y vídeo aparte y marca como protegidos los datos de salud o de documentos. Aun así, el responsable del tratamiento sigue siendo quien organiza el evento.

¿Necesito el plan completo para usar Murphy OS?

No. El plan Murphy OS (10,50 €/mes) abre todas las apps salvo Lives. El plan completo suma la formación, la comunidad y el Backstage.

Menos Excel, más evento

Ninguna app te va a dar criterio. El criterio se aprende produciendo, equivocándote y viendo cómo decide alguien que lleva años en esto. Pero una buena herramienta te quita de encima lo que no aporta, para que tu cabeza esté donde tiene que estar: en el evento.

Si quieres verlo con tus propios ojos, tienes todo el detalle en Qué es Murphy OS, y si buscas por dónde empezar según tu nivel, mira las guías de apps para event planner junior y apps para event planners senior. Las plantillas de presupuesto, escaleta y briefing, explicadas, están en plantillas para organizar eventos.

Y si lo que quieres es el sistema y el oficio, entra en el Método Murphy →